جی‌تی‌دی سیستمی قدرتمند است که باعث می‌شود کارهایتان را فراموش نکنید و پیگیری همه امور زندگی آسان باشد. این خلاصه به شما کمک می‌کند تا در مواقع لزوم، مروری سریع بر جی‌تی‌دی داشته باشید و اشکالات خود را برطرف کنید.
شالوده جی‌تی‌دی بر اساس انجام پنج مرحله است:
- جمعآوری: همه کارهایی که توجه ما را به خود معطوف می‌کنند، در کارتابل ورودی جمعآوری می‌کنیم.
- پردازش: بررسی می‌کنیم هر یک از موارد چه معنایی دارد و چه کارهایی باید برایش انجام دهیم.
- سازماندهی: نتایج به‌دست آمده را در فهرست‌هایی مرتب می‌کنیم.
- مرور: مرتباً به کارها سر می‌زنیم و گزینه‌هایمان را بررسی می‌کنیم.
- اجرا: آنها را انجام می‌دهیم.
برای استفاده از جی‌تی‌دی لازم است که تعدادی فهرست درست کرده و مدیریت آنها را فرابگیرید. می‌توانید این لیست‌ها را روی کاغذ بنویسید یا از انواع نرم‌افزارهای تلفن همراه و کامیپوتر برای مدیریت‌شان استفاده کنید. نرم‌افزارهایی مانند Microsoft To Do، TickTick، ToDoist و… همگی برای سیستم‌عامل‌های موبایل و دسکتاپ در دسترس هستند.
فهرست‌هایی که باید بسازید:
- کارتابل ورودی (inbox)
- فهرست‌های گام عملی بعدی (شامل چندین فهرست)
- در انتظار
- پروژه‌ها
- شاید / روزی
این لیست‌ها همیشه مرور می‌شوند و اساس جی‌تی‌دی را تشکیل می‌دهند. علاوه بر آنها به یک تقویم هم نیاز دارید که رویداد‌ها و کارهای وابسته به زمان را آنجا ثبت می‌کنید.
کارتابل ورودی
اینجا فهرستی است که تمام ایده‌ها و کاریتان را پس از به خاطر آوردن در آن ثبت می‌کنید. ناگهان یادتان می‌آید که باید شیر بخرید! آن را در فهرست کارتابل ورودی ثبت می‌کنید، تبلیغ یک فیلم را می‌بینید که می‌خواهید بعدا آن را ببینید، نام فیلم را در فهرست کارتابل ورودی‌تان ثبت می‌کنید. هر کاری که از ذهنتان عبور می‌کند (کوچک و بزرگ) در این فهرست ثبت می‌شود. تا به حال ایده‌ای به ذهنتان رسیده که چند دقیقه بعد فراموشش کرده‌اید؟ مغز ما برای ایجاد ایده‌ها طراحی شده نه برای ذخیره سازی آنها. کارها و ایده‌هایتان را به سرعت در کارتابل ورودی‌تان ثبت کنید. کلید موفقیت در این است که خودتان را عادت بدهید همه‌چیز را ثیت کنید.
می‌توانید چند کارتابل ورودی داشته باشید تا جمعآوری افکار و کارها ساده‌تر باشد. مثلا از یک اپلیکیشن موبایل (مانند Microsoft To Do) برای ثبت موارد استفاده کنید و علاوه بر آن یک سبد روی میزتان داشته باشید تا برخی موارد را روی کاغذ یادداشت کرده و درون سبد بیاندازید، ایمیل‌هایتان را نیز در اینباکس ورودی خودشان مدیریت کنید.
چیزهایی که درون کارتابل ورودی قرار می‌گیرند را «حلقه‌های باز» می‌نامیم. بهتر است در ابتدای پیاده‌سازی جی‌تی‌دی چند ساعت وقت گذاشته و تمام کارهایتان را درون کارتابل ورودی جمعآوری کنید.
پردازش کارتابل ورودی
موارد جمع‌شده در کارتابل ورودی را یک‌به‌یک و به ترتیب بررسی می‌کنیم. اغلب چیزهایی که در کارتابل قرار دارند خام و مبهم‌اند و باید تکلیف‌مان را با آنها مشخص کنیم. این کار برای هر مورد تنها چند ثانیه طول می‌کشد. در این مرحله اولین سوالی که از خودمان می‌پرسیم این است: آیا برای این مورد باید کاری انجام دهیم؟ اگر پاسخ خیر است سه گزینه در مقابل شماست:
- سطل زباله (در بیرون انداختن شجاع باشید از خودتان بپرسید واقعا به نگه داشتن آن نیاز دارم؟)
- ثبت در فهرست شاید / روزی
- نگهداری در آرشیو مرجع (برای راه اندازی آرشیو مرجع به فصل ۴ کتاب مراجعه کنید)
در صورتی که پاسخ مثبت است و باید عملی انجام دهید، لازم است گام عملی بعدی آن کار را مشخص کنید. به این معنی که اولین کار قابل مشاهد‌ه‌ای که باید انجام بدهید را مشخص و ثبت کنید. بنابراین به جای «کیک تولد» می‌نویسید «مراجعه به قنادی و خرید کیک تولد». قانون ثبت گام عملی فیزیکی و قابل مشاهده یکی از مهمترین اصول جی‌تی‌دی است. چند ثانیه وقت می‌گذارید و گام عملی بعدی را مشخص می‌کنید تا اطمینان حاصل کنید فهرست‌های شما حاوی گام‌های عملی واقعی و قابل اجرا هستند. این موضوع تاثیر فوق‌العاده‌ای روی پیشبرد کارها و پروژه‌ّها برجای می‌گذارد. چرا که با این کار مقاومت ناخودآگاه مغز برای انجام ندادن کارها بسیار کمتر می‌شود و تمایل بیشتری برای اجرایشان خواهیم داشت.
پس از مشخص کردن گام عملی بعدی از خودتان سوال کنید که انجامش چقدر طول می‌کشد؟ اگر کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد باید همان لحظه انجامش دهید. منطق پشت آن ساده است. به جای صرف وقت برای ثبت و پیگیری کاری که کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد، همان موقع انجامش دهید.
اگر بیشتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد باید یکی از این دو روش را انتخاب کنید:
- کار را در یکی از لیست‌های گام عملی بعدی ثبت کنید تا در اولین فرصت ممکن انجامش دهید
- انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید
اگر با یک کار چند مرحله‌ای مواجه هستید (پروژه) باید آن را در لیست پروژه‌هایتان ثبت و سپس اولین گام عملی پروژه را در فهرست مناسبش ثبت کنید.
نباید اجازه دهید که موارد درون کارتابل ورودی روی هم جمع شوند و باید فرایند پردازش را به گونه‌ای منظم انجام دهید.
فهرست‌های گام عملی بعدی:
بهتر است کارهایتان را بر اساس زمینه اجرایی‌شان دسته بندی نمایید. توصیه می‌کنیم که فهرست‌هایی با این عناوین ایجاد کنید:
- خرید‌ها / کارهای بیرون
- تماس‌ها
- محل کار
- خانه
- دستور جلسه
محدودیتی در ایجاد فهرست‌ها ندارید و با توجه به شرایط خودتان می‌توانید انواع مختلفی فهرست بسازید. مثلا ممکن است فهرستی با عنوان «کامپیوتر» داشته باشید تا همه کارهایی که باید پشت کامپیوتر انجام دهید را در آن ثبت کنید.
ممکن است منظور از داشتن فهرستی با نام دستور جلسه را متوجه نشده باشید. بعضی کارها وقتی انجام می‌شوند که در ملاقات رو در رو با فردی هستیم یا در جلسه‌ای با افراد گروه یا کارمندان حضور داریم. برای مثال، باید با همکارتان در مورد ایده‌ای صحبت کنید یا از همسرتان در مورد برنامه کلاس‌هایش برای ترم آینده بپرسید. این‌گونه عملیات در فهرست‌های مجزایی با نام «دستور جلسه» قرار می‌گیرند. می‌توانید برای هر فرد یا هر جلسه‌ای که زیاد در آن شرکت می‌کنید، یک فهرست «دستور جلسه» مجزا بسازید.
تقویم
تقویم یکی از مهمترین بخش‌های جی‌تی‌دی است. می‌توانید از یک سالنامه کاغذی ساده استفاده کنید اما تقویم‌های الکترونیکی مانند گوگل کلندر امکانات بسیار بیشتری در اختیارتان قرار می‌دهند. تقویم فقط و فقط برای ثبت کارها و رویداد‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که باید در ساعت یا روز خاصی انجام شوند. نه چیز دیگر! نباید کارهایی که دوست دارید روز چهارشنبه انجام دهید را در تقویم ثبت کنید. چرا که این کارها سبب شلوغی تقویم شده و توجه شما را از رویدادهای مهم حساس به زمان منحرف می‌کنند. کارهایی که باید انجام شوند اما نیازی به انجام آنها در یک روز خاص نیست را در فهرست‌های گام عملی بعدی ثبت می‌کنیم.
توجه: استفاده از تقویم‌های الکترونیکی جزو مهمترین اجزای جی‌تی‌دی به شمار می‌آید. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم دوره آموزشی مبانی استفاده از تقویم‌های الکترونیکی را از دست ندهید.
پروژه‌ها
بسیاری از مواردی که در کارتابل‌مان جمع شده‌اند، پروژه هستند نه یک کار. اما اغلب افراد آنها را به چشم پروژه نمی‌بینند و همین موضوع سبب ایجاد مقاومت ناخودآگاه می‌شود و اجرایش به تاخیر می‌افتد. همه می‌دانیم که ساختن خانه یک پروژه است. اما مواردی مانند خرید لاستیک جدید برای اتومبیل هم یک پروژه به حساب می‌آید. چرا که برای انجامش باید چند گام عملی بردارید (برای مثال تماس با دوست‌تان برای پرسیدن در مورد لاستیک مناسب، مراجعه به فروشگاه برای خرید لاستیک‌ها و سرانجام نصب آنها) در واقع هر چیزی که برای اتمامش نیاز به برداشتن چند گام عملی وجود داشته باشد، یک پروژه است.
باید برای پروژه‌هایتان یک فهرست مجزا درست کنید و آنها را در آنجا ثبت نمایید. هنگام مرور این فهرست باید گام عملی بعدی را برای هرکدام از پروژها مشخص نموده و آن را در فهرست مناسبش ثبت کنید. برای مثال برای پروژه «تعویض لاستیک» گام عملی بعدی شامل «تماس با علی برای پرسیدن مدل لاستیک» می‌شود و در فهرست «تماس‌ها» ثبت می‌شود.
فهرست «در انتظار»
اگر کاری را به شخص دیگری واگذار کرده‌اید و منتظر اجرایش هستید، آن را در این فهرست ثبت کنید. بعضی وقت‌ها نیز نمی‌توانید روی یک کار حرکتی انجام دهید، چرا که منتظر انجام قسمتی از کار توسط فرد دیگری هستید. بهتر است تاریخ ثبت این موارد را یادداشت کنید تا هنگام پیگیری امور بتوانید بگویید: «ما ۱۲ روز پیش در مورد اجرای این کار صحبت کردیم و قرار بود این کار تا ۵ روز پیش انجام بشود» یک مزیت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت لیست، همین است که اکثرشان به صورت خودکار تاریخ درج یک مورد را ثبت می‌کنند.
فهرست شاید / روزی
افکار، آرزوها و ایده‌ّهای زیادی وجود دارند که هم‌اکنون برایمان قابل اجرا نیستند اما دوست داریم در آینده و در صورت فراهم شدن فرصت یا موقعیت سراغ‌شان برویم. مواردی مانند ایده یک تجارت جدید، خرید اتومبیلی که فعلا پولش را ندارید، نام کتابی دوست دارید مطالعه کنید اما فعلا فرصتش را ندارید، اسم فیلمی که دوست دارید در زمان مناسب با همسرتان ببینید، عوض کردن رنگ اتاق کارتان و بسیاری چیزهای دیگر در این فهرست قرار می‌گیرد. در صورت لزوم می‌توانید این فهرست را به چند فهرست کوچک‌تر تقسیم بندی کنید: مثلا کتاب‌هایی برای خواندن، فیلم‌هایی برای دیدن و…
مرور
شما کارهایتان را جمعآوری و پس از پردازش و سازماندهی، آنها را در فهرست‌های مختلف ثبت کرده‌اید. حالا زمان مرور فرا رسیده است. اکثر افرادی که در اجرای جی‌تی‌دی شکست می‌خورند در انجام این مرحله مشکل دارند. آنها جی‌تی‌دی را پیاده‌سازی می‌کنند اما بعد از آن دیگر سراغش نمی‌روند! در حالی که مرور کارها و نگهداری و ابقای سیستم جی‌تی‌دی جزو مهمترین بخش‌های آن به شمار می‌آید.
اما چه زمانی باید به فهرست‌هایمان نگاه کنیم؟ از آنجایی که فهرست‌ها را بر اساس زمینه اجرایی ساخته‌ایم پاسخ آسان است. اگر بیرون از خانه هستید نگاهی به لیست «خرید‌ها / کارهای بیرون» بیاندازید. در محل کار فهرست «محل کار» و احتمالا«کامپیوتر» را نگاه می‌کنید و در خانه به فهرست هم‌نامش مراجعه می‌کنید تا ببینید چه کاری باید در خانه انجام شود و ممکن است هنگام پیاده‌روی فهرست «تماس‌ها» را مرور کنید و چند تلفن بزنید. بنابراین در هر شرایط یا موقعیتی که هستید، به فهرست مناسب آن وضعیت نگاه کرده و از وقت‌تان به بهترین نحو استفاده خواهید کرد. ضمنا مرور تقویم فراموش نشود و بهتر است پیش از مراجعه به فهرست‌ها به تقویم نگاه کنیم چرا که کارهای وابسته به زمان آنجا ثبت شده‌اند.
مرور هفتگی
ما انسان هستیم و نمی‌توانیم مانند ربات کار کنیم. در طول هفته با شلوغی‌ها و فشار‌های مختلفی مواجه می‌شویم که سبب می‌شود نتوانیم همه چیز را به خوبی مدیریت کنیم. برای مثال برخی کارها را انجام داده‌ایم اما هنوز تیک نخورده‌اند، چند مورد پردازش نشده در کارتابل ورودی‌مان روی هم انباشته شده، برخی موارد را به درستی پردازش نکرده و فهرست‌هایمان به روز نیستند. همه اینها سبب می‌شود که هنگام مراجعه به فهرست‌ّهایتان احساس تازگی و به‌روز بودن را نداشته و در مراجعه به آنها مقاومت ناخودآگاه داشته باشید. ممکن است این احساس را تجربه کرده باشید که از نگاه کردن به فهرست‌ّهایتان وحشت دارید! راه حل آن مرور هفتگی است.
مرورهفتگی یکی از عوامل حیاتی برای موفقیت در اجرای جی‌تی‌دی به حساب می‌آید. لازم است یک ساعت مشخص را در طول هفته به این کار اختصاص دهید (دو ساعت پایانی آخرین روز هفته یکی از بهترین زمان‌ها برای این کار به حساب می‌آید). حداقل ۳۰ دقیقه را در هفته به مرور هفتگی اختصاص دهید. مرور هفتگی شامل انجام هر کاری است تا ذهنتان را بار دیگر خالی کنید. این مرور شامل اجرای چهار مرحله‌ی اصلی مدیریت جریان کارهاست (جمعآوری، پردازش، سازماندهی و مرور همه چیز) روند آن به این شرح است:
- مرتب‌سازی کاغذهای متفرقه و پردازش یادداشت‌ها: در طول هفته با خرده‌ریزهای کاغذی زیادی مواجه می‌شویم. باید همه‌ی رسیدها، کارت ویزیت‌ها، بروشورها و دیگر چیزهایی را که در گوشه و کنار محیط کارتان پخش شده‌اند، برای پردازش به کارتابل ورودی منتقل کنید. یادداشت‌های روزانه، نوشته‌هایی که در جلسه‌ها ثبت کرده‌اید و دیگر موارد را مرور کنید. موارد عملیاتی داخل آنها را شناسایی کرده و در فهرست‌های مناسب قرار دهید.
- کنترل موارد گذشته در تقویم: اطلاعات هفته گذشته را در تقویم مرور و پردازش کنید. بررسی کنید آیا عملیاتی از هفته گذشته باقی مانده است؟ آیا اطلاعات مرجعی در آنجا وجود دارد که نیاز به ثبتش باشد؟
- کنترل موارد آینده در تقویم: به رویدادهای آینده در تقویم نگاه کنید (کوتاه‌مدت و بلندمدت) اگر لازم است برای آنها آمادگی داشته باشید یا عملیاتی برای‌شان انجام دهید، آن را در سیستم ثبت کنید.
- خالی کردن ذهن: تمام چیزهایی را که در ذهنتان وجود دارد، در بخش‌های مناسب سیستم ثبت کنید؛ هر پروژه جدید، موارد عملیاتی، در انتظار، شاید / روزی و غیره که تا به حال ثبت نشده است.
- مرور فهرست «پروژه‌ها»: وضعیت پروژه‌ها و خروجی‌های مهم کار را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که برای هر یک حداقل یک گام عملیاتی بعدی در سیستم ثبت شده است.
- مرور فهرست‌های «گام عملیاتی بعدی»: عملیات پایان‌یافته را تیک بزنید و موارد باقی‌مانده را مرور کنید و اگر چیز جدیدی به ذهنتان رسید به فهرست اضافه کنید.
- مرور فهرست «در انتظار»: اگر باید برای موارد این فهرست پیگیری انجام دهید، آن را در بخش عملیات ثبت کرده و موارد تکمیل‌شده را خط بزنید.
- مرور فهرست «شاید / روزی»: در این فهرست دنبال پروژه‌هایی بگردید که حالا امکان فعال شدن‌شان فراهم شده است. در این صورت، آنها را به فهرست «پروژه‌ها» منتقل کنید. مواردی را که دیگر به‌نظرتان جالب نیستند حذف کنید.
- مرور مدارک پشتیبان پروژه: اسناد و مدارک مربوط به کارها و پروژه‌های فعال را مرور کنید و در میان‌شان دنبال گام عملیاتی و موارد در انتظار بگردید.
باید از ابزارهایی برای پیاده سازی جی‌تی‌دی استفاده کنید که از استفاده‌شان لذت می‌برید. استفاده از یک نرم‌افزار پیچیده و کند سبب می‌شود که نوعی مقاومت ناخودآگاه برای انجام جی‌تی‌دی و اجرای کارهایمان داشته باشیم. اما داشتن ابزار مناسب سبب می‌شود که برای استفاده از آن اشتیاق داشته باشیم. بنابراین به دنبال ابزارهایی باشید که از آنها لذت می‌برید.
نیازی به تاکید نیست که این خلاصه تنها حاوی بخش‌های اصلی جی‌تی‌دی است و همه قسمت‌ها و ابزارهای این سیستم در آن پوشش داده نشده است.
موفق باشید.
علی‌اصغر هنرمند
توجه: دوره آموزش مجازی تکنیک جی‌تی‌دی با تدریس دکتر علی‌اصغر هنرمند اکنون در سایت بزرگراه در دسترس شما است: مشاهده دوره آموزش مدیریت زمان با تکنیک جی‌تی‌دی.
می‌توانید مطالب بیشتر را در توییتر دنبال کنید.
ضمنا اگر به موضوع افزایش بهره‌وری علاقمند هستید، پیشنهاد می‌کنم این منابع را دنبال کنید:
دوره‌های آموزش افزایش بهره‌وری در سایت بزرگراه .
ویدیو‌های افزایش بهره‌وری در کانال یوتیوب بزرگراه